Nos meilleurs conseils pour choisir le lieu de votre soirée de gala.

Le choix d’un lieu approprié à votre soirée de gala est un des éléments qui garantira la réussite de votre événement. L’équipe de l’agence Imaé se focalise sur des point-clés précis pour vous proposer l’endroit le mieux adapté à votre projet !

La réussite de votre soirée de gala repose essentiellement sur des aspects où l’agence est force de proposition : une organisation minutieuse, la création d’un scénario et des contenus de qualité, ou encore un lieu adapté et impactant pour vos invités. L’agence Imaé vous livre ici les principaux critères à prendre en compte pour sélectionner l’endroit le plus approprié à votre événement.

Localisation de l’espace, capacités techniques et d’accueil, budget, style et ambiance du lieu font partis des éléments que nous détaillons ci-dessous. Et pour aller plus loin dans l’organisation de votre convention ou de votre soirée de gala nous vous invitons à consulter sur cette page nos compétences et méthodologies en la matière !

Voici nos cinq critères principaux pour choisir le lieu qui correspondra au mieux à votre soirée festive.

LA LOCALISATION DE VOTRE SOIRÉE DE GALA

Pour choisir le site de votre lieu de gala, nous définissons d’abord la localisation qui correspondra le mieux aux caractéristiques de votre événement. En prenant notamment en compte la date de votre évènement, l’implantation de votre entreprise, la provenance de vos invités et les objectifs visés, nous déterminons avec vous la ville qui accueillera votre projet.

Exemple : dans le cas d’un événement au rayonnement national ou international nous privilégions une localité desservie par différents modes de transports et dotée d’un réseau important de transports en commun.

La localisation de votre soirée de gala doit également répondre aux impératifs techniques de la fête : même si rien n’est impossible voire grisant, il est par exemple plus simple – donc plus rentable – d’organiser un concert en milieu urbain qu’en pleine campagne, ou plus adapté de choisir une destination en plaine plutôt qu’en haute altitude pour une soirée printanière en extérieur.

Enfin, l’attrait et les points d’intérêts d’une localité constituent des aspects qui peuvent séduire votre public et l’inciter à se déplacer. Une destination « exotique » telle que Les Baléares (dont nous décrivons les intérêts pour vos événements dans cet article) peut s’avérer idéale pour certains événements !

Une fois que nous avons choisi la situation géographique de votre soirée de gala, nous nous penchons sur les critères d’emplacement et d’accessibilité.

L’EMPLACEMENT ET L’ACCESSIBILITÉ DE VOTRE SOIRÉE DE GALA

Une fois la localité de votre événement définie, nous délimitons avec vous son emplacement. Il se définit d’abord par ses conditions d’accessibilité. Doit-il être accessible en transports en commun ? De combien de places de parking doit-il disposer à minima ? Quelles facilités d’accès doit-il réunir pour les besoins techniques ?

Un site en agglomération peut par exemple présenter des facilités d’accès en transports en commun mais des difficultés de parking. Les véhicules des prestataires et fournisseurs doivent également pouvoir accéder aisément au lieu de votre soirée de gala et pouvoir y stationner.

Dans le cas d’un événement au rayonnement large, nous prenons en compte les possibilités d’hébergements à proximité. Les invités venus de loin doivent pouvoir se loger facilement !

L’accessibilité d’un lieu se mesure également à l’intérieur : équipements pour les Personnes à Mobilité Réduite (rampes, ascenseurs, commodités de circulation, etc.), capacité d’accueil, équipements techniques présents pour faciliter les accès aux prestataires et fournisseurs, etc.

Les aménagements intérieurs d’un site, son emplacement et son accessibilité représentent des critères primordiaux pour le choix d’un lieu pour votre soirée de gala. Reste à mesurer les capacités d’accueil, les services et équipements proposés et l’atmosphère du lieu avant d’explorer le budget !

LA CAPACITÉ D’ACCUEIL ET L’ATMOSPHÈRE DU LIEU

Il est indispensable de choisir un lieu qui accueille l’ensemble de vos invités tout en leur proposant suffisamment d’espace. Les participants ne doivent pas se sentir à l’étroit !
À l’opposé, il faut éviter un lieu surdimensionné qui donnerait le sentiment d’espaces vides.

Le site de votre soirée de gala doit être en adéquation avec votre image de marque ou le standing de votre évènement. Une soirée réussie est une soirée où l’on a la sensation de faire partie d’un ensemble de personnes qui ont la bonne idée et le privilège d’être là !

Et pour ce dernier point la capacité d’accueil ne suffit pas. L’ambiance du lieu favorise évidemment l’immersion dans l’événement. Certains équipements possèdent un style architectural ou une « âme » propices à plonger les invités dans l’univers de votre événement.

Monuments historiques, halles ou marchés couvert en brique, verre et métal, équipements de type guinguette en bord de point d’eau ou encore les anciens bâtiments industriels réhabilités en salle de spectacle plongent facilement les participants dans votre événement.

Les lieux plus standardisés nécessitent d’attribuer une part plus importante de votre budget à la décoration pour créer une atmosphère immersive.

LES SERVICES ET ÉQUIPEMENTS PROPOSÉS

Le choix d’un lieu est également déterminé par les besoins spécifiques de votre soirée de gala et les équipements disponibles sur place.

Un événement proposant un concert est plus facile à réaliser si le site est équipé d’une scène, d’une régie, de jeux de lumière et de matériel de sonorisation. La constatation est la même pour une soirée offrant un diner assis : il est plus simple d’opter pour un lieu offrant un espace de restauration chaleureux avec une cuisine professionnelle à disposition de votre traiteur.

Vous l’aurez compris : le lieu de votre soirée de gala doit répondre au mieux aux spécificités de votre événement. Ou tout au moins pouvoir proposer des solutions pratiques et peu onéreuses d’adaptation à vos besoins.

LE BUDGET

Élément clé de votre événement, le budget détermine in fine le choix du lieu où se déroulera votre soirée de gala. Certains lieux demandent plus de moyens en décoration intérieure mais disposent d’équipements techniques et de services qui limitent les frais de location de matériel.
D’autres offrent au contraire une ambiance incroyable mais nécessitent de faire appel à de nombreuses et couteuses prestations extérieures.

Comme pour tout budget, il s’agit ici de déterminer les priorités et de réaliser parfois des compromis ! Mais pas de soucis, notre expérience et nos compétences nous permettent de prendre en compte l’ensemble des éléments essentiels à votre soirée de gala et de vous accompagner dans ces arbitrages 😉

CONCLUSION

Depuis des années nous sourçons des lieux, du plus atypiques au plus conventionnel, pour réaliser vos évènements en France ou à l’étranger. C’est la prise en compte de l’ensemble de vos critères et notre expertise qui nous permettent de vous proposer LE lieu idéal. C’est donc bien naturellement que nous saurons vous conseiller et vous accompagner pour choisir le site le mieux adapté à vos objectifs et à votre budget.

Et rassurez-vous, comme nous vous l’expliquons dans notre article dédié aux soirées de gala, le choix d’un lieu idéal ne suffit pas à créer une expérience mémorable. Avoir un concept, un scénario et une direction artistique sont les éléments principaux pour garantir une soirée réussie. Et pour cela aussi nous vous accompagnons ! 🙂

Alexandre FESSLER, Chargé de projets
Lionel BERTHET, Directeur conseil / Associé

 

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