Objectif du client
Au départ le client nous a consulté afin de réaliser la captation de son séminaire digital annuel et envoyer le flux vidéo en streaming live dans son webinar « zoom ».
Rapidement il a exprimé son souhait de réaliser « un plateau TV» et de créer des ateliers de travail sous formes de sous commissions digitales, afin de constituer des groupes de travail qui puissent interagir, échanger tout au long de la journée autour d’une problématique commune.
L’objectif de ce séminaire était à 80% un objectif de travail et à 20% ludique.
« Fédérer, recréer du lien, redynamiser, travailler, partager »
Notre action
Nous avons commencé par écouter et échanger avec notre client : comprendre son ambition et le questionner sur sa stratégie de moyens.
Nous avons réalisé un audit et un état des lieux technique de la situation.
Nous l’avons accompagné afin de mesurer et préciser les « enjeux collaboratifs » et « les enjeux de communication
» de cet évènement auprès de sa cible.
Cela nous a permis de lui proposer des solutions adaptées et de l’accompagner tant d’un point de vu stratégique « le fond », technique « la forme » que financier.
Nous avons piloté l’ensemble du projet en élaborant un rétro-planning, en positionnant les jalons clefs et deadlines, en organisant et animant les réunions préparatoires avec notre client.
Notre action
Nous avons commencé par écouter et échanger avec notre client : comprendre son ambition et le questionner sur sa stratégie de moyens.
Nous avons réalisé un audit et un état des lieux technique de la situation.
Nous l’avons accompagné afin de mesurer et préciser les « enjeux collaboratifs » et « les enjeux de communication
» de cet évènement auprès de sa cible.
Cela nous a permis de lui proposer des solutions adaptées et de l’accompagner tant d’un point de vu stratégique « le fond », technique « la forme » que financier.
Nous avons piloté l’ensemble du projet en élaborant un rétro-planning, en positionnant les jalons clefs et deadlines, en organisant et animant les réunions préparatoires avec notre client.
En détail
Ci-dessous voici l’ensemble des actions que nous avons réalisées afin de répondre à la demande initiale de notre client et de le guider vers une réussite de la transformation digitale de son évènement :
AUDIT DES BESOINS
• Audit technique, état des lieux, définition des besoins et préconisations
• Sourcing et recommandation des prestataires et intervenants (journalistes, présentateurs, animation...)
CAPTATION VIDÉO & GESTION DU STREAMING
• Mise en œuvre d’une captation multicams, régie, éclairage, prise de son.
• Mise en place de précautions techniques (backup Internet avec un routeur 4G double opérateur et onduleur électrique).
• Gestion du flux streaming vidéo.
• Intégration dans l’interface de visioconférence webinar du client et pilotage des fonctionnalités durant le Live.
• Réalisation vidéo Live de l’émission et topage (6h de contenu)
CRÉATION MÉDIAS ET SCÉNOGRAPHIE
• Réalisation d’une identité visuelle de l’événement.
• Déclinaison et réalisation des supports diffusés type keynotes / Powerpoints
• Création et déclinaison des médias audio et vidéo (génériques, jingles, reportages…)
• Direction scénographique et mise en scène du plateau TV.
• Coaching pour la prise de parole des intervenants.
CO-ÉCRITURE DU SCÉNARIO
• Co-réalisons et optimisation du rythme de l’évènement avec le client, le journaliste et/ou le présentateur.
• Formations des 6 facilitateurs-animateurs à la gestion des outils d’animations collaboratifs et interactifs des sous commissions.
• Coaching sur la posture des 6 facilitateurs - animateurs pour la réalisation des réunions.
ANIMATION & ENGAGEMENT DE L’AUDIENCE
• Mise à disposition et pilotage technique d’outils collaboratifs digitaux pour les 6 ateliers de travail des sous-commissions digitales
• Mise à disposition et pilotage technique d’outils ludiques digitaux pour animer et engager l’audience durant le Live
• Interaction et partage en live des émotions en full digital « tous visible, tous ensemble » .
• Engagement et teasing en amont de l’audience pour accroitre le taux d’engagement le jour J.
COORDINATION GÉNÉRALE
• Pilotage global du projet.
• Élaboration d’un rétro-planning, en positionnant les jalons clefs et deadlines.
• Organisation et animation des réunions préparatoires avec notre client.
• Régie générale le jour J.
Destination
C’est à Lyon, plus précisément à Vaise que nous avons réalisé cet évènement. Quartier d’affaires reconnu, non loin de la Soane, il est ici possible de réaliser des évènements digitaux, présentiels ou hybrides en disposant de lieux modernes avec des vues à couper le souffle.
Si Lyon est aujourd’hui plus que reconnu pour son dynamisme en matière de tourisme d’affaire la ville dispose d’atouts majeurs, à la croisée des chemins, Lyon est parfaitement desservi qu’il s’agisse de l’aérien, du ferroviaire ou encore de la route, c’est pour un Rhône Alpins comme pour un étranger une destination idéale pour réaliser un évènement.
En résumé
Nous terminerons cet article par les mots de notre client :
« Au final le format, le fond, correspondent à l’idée première »
« L’adhésion et l’engagement des participants a été total »
« Beaucoup de richesses, beaucoup de matière pour engager des actions dans l’intérêt des adhérents »
« Ce que l’on fait en digital aujourd’hui nous permet d’être plus efficace, plus rapide et de favoriser l’expression de chacun »
« C’est important pour nous d’être épaulé par une équipe, une agence, on ne pourrait pas le faire sans vous »
« Nous referons des séminaires en présentiel mais les outils digitaux intégrerons aussi nos rencontres et nos réunions de travails »
« Nous avons co-construit cet évènement, c’est la raison de cette réussite »